2026/1/18
#艾森豪威尔决策矩阵#塞尔定律#帕金森琐碎定律#自行车棚效应#机会成本#时间框

你能做好任意一件事,但不可能做好每件事

避免多线作战,专注单一目标以提升效能。运用艾森豪威尔矩阵通过优先级排序,坦然接受机会成本。

在第一次和第二次世界大战中,“两线作战”(Two-front wars)扮演了重要角色。两次大战中,德国都在东线对抗苏联,同时在西线对抗同盟国。两次都是注意力分散导致了德国的最终失败。有句俗话抓住了这个概念的精髓:“如果你同时追两只兔子,最后只会两手空空。”

如果你监督过超过两个孩子做一件他们不想做的事,就会理解“两线战争”有多艰难。在商业领域,如果竞争对手对你两面夹击(例如从高端、低端两个产品线同时出手),抢占你的客户,这就是一场“两线战争”。最近在美国,由于沃尔玛、好市多(Costco)、奥乐齐(Aldi)、亚马逊和其他品牌纷纷进军低端食品杂货业,全食(Whole Foods)、韦格曼斯(Wegmans)和其他类似品牌占领高端市场,A&P等中型超市不得不宣告破产。

政客们常常面对“两线战争”,也就是同时受到政界左右两派的攻击。最近的例子是2016年参与美国总统竞选的希拉里·克林顿(Hillary Clinton)。她在初选时苦战左派议员伯尼·桑德斯(Bernie Sanders),在大选中则一边努力争取左派选民,一边试图拉拢更多中立选民。

“两线战争”值得警惕,但你可能每天都在以“ 多任务处理 ”(multitasking)的方式做这件事。在本书第一章讨论“直觉”的时候,我们解释过存在两种思考方式:一种是注意力不集中、自动导航式的(针对说出自己的名字、走路、做简单加法等),一种是注意力集中、深思熟虑的(针对其他所有事)。

在同一时刻,你只能集中注意力做一件事。你的大脑无法同时专注于两件需要注意力集中才能完成的事。如果你试图这么做,就会被迫在两件事之间来回切换。

设想一下,你在读文章的时候,突然停下来处理刚收到的电子邮件。在这种情况下,思维切换是显而易见的。但如果你在读文章,同时有人对你说话,也会发生相同的事。你的大脑会试图在两者(阅读和倾听)之间迅速切换,以便同时应付这两项活动。这会耗费一定的精力。这种思维切换不是即时的,所以你要么放慢一项活动的速度,要么搞砸一件事,要么把两件事都搞砸。

如果几项活动同时进行的后果都不严重,那么“多任务处理”的负面影响(放慢速度或表现不佳)有时是可以接受的,例如一边看电视一边叠衣服,或是一边听音乐一边健身。相反,如果是会酿成严重后果的活动,“多任务处理”则会立刻引发问题,甚至是致命的,例如一边开车一边发短信。

此外,“多任务处理”时的思维切换既浪费时间也浪费精力。为了同时密切关注多项活动,还需要付出额外的精神代价。因此,对于会造成重大后果的事,你需要避免采用“多任务处理”。

每次只集中注意力做一件事,也有助于你拿出更好的表现。这是因为最佳表现取决于创造性的解决方案,而这通常源于专心做一件事,创业投资家保罗·格雷厄姆(Paul Graham)称为“你脑海中的首要念头”(the top idea in your mind)。他在2010年发表的同名文章中写道:

每个人在处理难题时都有过类似的经历:一件原本解决不了的事,过段时间做其他事的时候突然找到了答案。这是一种不用绞尽脑汁思考就能得到答案的方法。我越来越觉得,这种思维方式不仅有助于解决难题,更是必要的。但问题在于,你无法直接控制这种思维方式。

我认为,在某个特定的时间点,大多数人脑海中都有一个首要念头,也就是你在胡思乱想时会不由自主想到的东西。它理所当然地排挤掉了你想的其他东西,占据了你的脑海。这就意味着,让一个错误的念头排在脑海中第一位,将会是一场灾难。

如果你经常在多项活动之间切换,就无法进行太多的创造性思考。作家卡尔·纽波特(Cal Newport)将这种引出突破性解决方案的思维方式称为“深度工作”(deep work)。他主张人们利用一段不会被外界干扰的时间来思考最重要的问题,以便取得进展。2014年11月6日,企业家兼投资家基斯·拉博伊斯(Keith Rabois)发表了题为《运营之道》(How to Operate)的演说,讲述了彼得·蒂尔(Peter Thiel)在担任贝宝(PayPal)首席执行官时是如何运用这个概念的:

在贝宝的时候,彼得坚持一个信条,那就是每个人只能做一件事。公司里的每个人都反对,因为这不符合自然规律,跟其他公司的做法完全不一样。其他公司的人都希望做好几件事,尤其是在升职以后,肯定会希望做更多的事。如果别人要求你只做一件事,你肯定会觉得受了侮辱。

彼得严格执行这个信条。他会说,除了我分配给你的这件事,我不会跟你聊别的。我不想听你说你做得多好,闭嘴吧。然后,彼得就会走开……

这个信条背后的智慧是:大多数人会选择解决自己知道如何解决的问题。说得通俗点就是,他们会去解决B+级别的问题,而不去碰A+级别的问题。A+级别的问题对公司影响更大,但也更困难。你不可能某天早上一觉醒来,突然就想出了解决方案。所以,你会倾向于把它们搁在一边。

想象一下,早上醒来,你写下今日待办事项清单,排在清单第一位的通常是A+级别的问题,但你一般会直接跳过它,去解决第二、第三个问题。如果公司里的几百名员工都这么做,这种情况就会愈演愈烈,你的公司就会总在解决B+级别的问题。这就意味着,虽然你们在成长,也在创造价值,但永远无法拿出突破性的金点子。因为在问题得到解决之前,没有人会把所有时间都花在“撞南墙”上。

蒂尔的解决方式是,通过严格限制“多任务处理”,鼓励人们进行“深度工作”。当然,如果你限制自己一次只做一件事,“你脑海中的首要念头”就必须是个重要的念头。幸运的是,还有一个思维模型能帮你认清真正重要的事。

美国第34任总统德怀特·艾森豪威尔(Dwight Eisenhower)有句著名的戏言:“重要的事通常不紧急,紧急的事通常不重要。”史蒂芬·柯维(Stephen R Covey)受这句名言的启发,在《高效能人士的七个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)一书中创造了“ ”(Eisenhower Decision Matrix), 这个矩阵能帮助你根据“紧急程度”和“重要程度”给事务分类,弄清生活和工作中各项活动的优先级。

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第一象限中的活动(既紧急又重要,例如处理紧急医疗事故)需要立即进行。第二象限中的活动(不紧急但重要,例如“深度工作”)也很关键,应该放在第一象限的活动后优先进行。 你应该尽可能将精力放在第二象限的活动上,因为解决它们能让你最快实现长远目标。

第三象限中的活动(紧急但不重要,例如大多数活动和许多“着急”的事)最好委派、外包给别人,或者干脆忽略。 最后,第四象限中的活动(既不紧急也不重要,例如消磨时间的工作和大多数电子邮件)是你应该在上面少花时间或不花时间的。

这个矩阵告诉我们的关键点在于,第三象限中“着急”的事往往会干扰第二象限中的重要活动。你可能很想马上去做第三象限中的事,因为它们看似紧急,会吸引你的注意力。但如果被第三象限中的干扰事项占用你大量时间,你就永远无法完成第二象限中的重要任务。

第四象限中“既不紧急也不重要”的事同样会吸引注意力、使人分心,因为它们能提供即时的满足感(例如迅速完成消磨时间的工作)或是非常有趣(例如无须动脑的手机游戏)。“只工作不休息”的做法并不健康,但请评估一下你把多少时间花在了休闲娱乐和不重要的活动上,免得它们妨碍你实现长远目标。

第四象限中的活动还会呈现出虚假的紧迫感(false urgency),例如大多数电子邮件和短信。如果任由它们不断打扰,你就会受到“多任务处理”的负面影响,在第二和第四象限中的活动之间来回切换,导致在重要事项上的表现明显变差。如果想消除这种负面影响,一种解决方法是关闭手机上的“通知”,免得你被虚假的紧迫感吸引过去。

运用“艾森豪威尔决策矩阵”的前提假设是,你能将各项活动正确归入每个象限。不过,你可能很难判断哪些才是重要的事,尤其是在组织机构中。有两个思维模型可以帮你解决这个问题。

其中一个是 (Sayre's law),得名于政治学家华莱士·塞尔(Wallace Sayre)。这个定律指出, 在任何争议中,情绪强度都与涉及问题的价值成反比 。

另一个与此相关的概念是“ ”(Parkinson'slaw of triviality),得名于海军历史学家西里尔·帕金森(Cyril Parkinson)。这个定律指出, 组织容易给予琐碎小事不成比例的重视 。上述两个概念都解释了群体动力学如何导致群体关注错误的东西。

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在1957年出版的《》(Parkinson's Law)一书中,帕金森举了一个例子,说的是预算委员会考虑建原子反应堆和建自行车棚。他指出,“花在议程中任一项目上的时间与涉及的金额成反比”。 预算委员会成员不愿深入讨论建原子反应堆,因为这些问题既专业又深奥,理解起来很困难。相比之下,每个人都想对建自行车棚发表意见,因为跟建原子反应堆比起来,这个问题熟悉又简单,虽然并不那么重要。这种现象被称为(bike shedding)。

你必须让自己避免沉迷于这类辩论,因为它们会占用你宝贵的时间。 在预算会议中,可以预先安排议程,根据每个项目的重要程度分配讨论时间,或是根据重要程度给各个项目排序。 这么一来,更多的时间就可以分配给反应堆,而不是自行车棚。同时,关于反应堆的讨论也可以率先进行。你还可以更进一步, 为议程中的每个项目设置严格的时间限制,也称为,确保“自行车棚效应”不会影响到整场会议。

现实生活中有很多相关的例子,例如,美国每一年针对国民预算中众多小项目的反复讨论。为了平衡预算,政客们总是建议削减国家艺术经费、科学经费和外交援助经费。

无论你个人对这些项目怎么看,大幅削减它们都不会显著减少预算,因为它们分别只占总预算的0.01%、0.2%和1.3%。换句话说,如果你的目标是大幅削减预算,那就需要关注更重要的项目。因此,政客们在这些相对较小的项目上针锋相对,要么是为了分散公众的注意力,免得大家发现既定目标没有取得实质性进展,要么是故意举着“削减总预算”的大旗向这些项目发起攻击,以便达到未曾明言的目标(例如让联邦政府不再插手这些项目的资金)。

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也就是说,某个项目到底重不重要,取决于你追求的目标是什么。放在总目标的背景下看,尽可能运用定量的方法,就能弄清某项活动的相对重要程度。

将各项活动划分为“重要”和“不重要”之后,你还会遇到一个问题: 大多数人都没有足够的时间处理许多被划分为“重要”的活动。你要怎么选择该做什么?

戴维·艾伦(David Allen)是著名的工作效率顾问,著有《搞定:无压工作的艺术》(Getting Things Done)一书。美国知名商业杂志《快公司》(Fast Company)采访过他,采访中有一段话概括了这一节的主题:“你能做好任意一件事,但不可能做好每一件事。”你必须在摆在面前的众多重要活动之间做出抉择,否则就会发现自己陷入了多任务处理,缺少深度工作的时间。艾伦还指出:“要做的事总是比做事的时间多,尤其周围充满了如此多的可能性。我们每个人都希望得到认可,希望自己的工作有意义。为了完成这个目标,我们会不断让事物进入自己的生活。”

幸运的是,有一个来自经济学的强大思维模型能为你提供指导,它就是“ ”(opportunity cost)。 你做的每个选择都是有成本的。这里所说的“成本”是,你因为做了这个选择,所放弃的最佳机会的价值。 通常来说,你应该选择“机会成本”最低的那一个。

假设你正考虑辞职创业。创业的显性成本不言而喻——你需要包括设备、员工、法律成本等在内的启动资金。如果你需要贷款,那还要添上支付利息的显性成本,又称为“资本成本”(cost of capital)。除此之外还有隐性成本,例如你辞职后失去的工资和其他福利,以及你的启动资金本可以用于其他投资(例如投入股市)。此外,还有一些非财务隐性成本(或收益)需要权衡,例如对家庭和实现个人价值的影响。

你创业的机会成本是所有显性成本和隐性成本的总和。这是按照你继续做现有工作、赚取薪水、用创业启动资金做其他投资计算的。选择路径甲和路径乙分别会得到什么样的回报?

“机会成本”这个概念可以扩展到日常决策上,例如开更久的车去“便宜的”地方加油。假设你的油箱容量是20加仑,每加仑汽油能省10美分,加满一箱油最多能省2美元。即使这趟路只需要多开6分钟,你就是给自己的时间定价为20美元/小时,还不算开车多费的油,或是挤出时间加这趟油耗费的精力。况且,如果油箱不是全空的,省下的钱还会更少。当然,付低价或享受折扣可能会让你感觉良好,但如果你的时间原本就很有限,还要为此花掉大量宝贵时间,那就不值得了。毕竟,时间就是金钱!

在商业领域中,“机会成本”的正式叫法是“资本的机会成本”(opportunity cost of capital),就是如果你能按原本的最优方案(你的次佳机会)运用这些资本,能够取得的回报。例如,假设你现在经营着自己的公司,在持续进行的广告宣传中每花1美元,就能得到5%的回报。现在,你在考虑将部分利润重新投入公司发展的最佳方法。

无论你选择什么样的方式,都应该确保投资回报率至少达到5%,因为你可以通过增加广告投入轻轻松松赚到这么多。考虑“资本的机会成本”有助于你比较各个投资选项。这样一来,你就可以在一系列可选的项目和机会中做出明智的选择。

同样,在谈判中也存在“机会成本”的另一种应用方式,称为谈判协议的最佳替代方案(best alternative to a negotiated agreement,缩写为BATNA)。如果你得到了一份工作邀约,你的BATNA就是手头上最好的替代工作,包括你现在的工作。你不应该接受低于BATNA的工作,因为你随时可以接受那份更好的工作邀约(也可能是维持现状)。

在情况不那么清晰的时候,你可能会弄不清自己的最佳替代方案。这个时候,你最好来一场“头脑风暴”,白纸黑字地列出所有替代方案。这个过程能帮你发现其他不那么明显的替代方案。不管怎么说,想要做出事后无悔的决策,关键就是在谈判前认清自己的最佳替代方案。

过日子和做生意都可以被视为一系列类似的抉择。前面提到的“机会成本”模型将帮助你始终如一地做出更好的选择,无论是做什么、住在哪里,还是跟谁搭伴。通常来说,你应该选择价值高于机会成本的东西,也就是面前所有替代方案中最好的一个。听起来很简单,对吧?

当你意识到自己无法拥有一切的时候,情况就变得复杂了。当你在多个重要目标中做选择时,总会有权衡取舍。

我试着用一种简单的方式给孩子们解释这个概念,可惜到目前为止还收效甚微。对我的两个儿子来说,从走下校车到关灯睡觉只有四五个小时。在这段时间里,他们需要做一些例行公事,包括写作业、吃晚饭、洗漱,等等。

因为他们总是嘻嘻哈哈、磨磨蹭蹭,等到换好睡衣、洗漱完毕,就基本没时间听睡前故事、享受父母的拥抱或者玩平板电脑了。这总是让他们很失望。我们对他们解释说,磨磨蹭蹭的代价就是失去其他机会,这是他们做出的选择。同样,如果我们全家外出用餐或者吃冰激凌,他们总会抱怨睡前没有自由活动的时间了,完全没意识到这是一种权衡取舍。

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